После заказа покупательницы получают письмо, отправленное от E-mail продавца.

Шапка письма:

<Имя Отчество покупательницы>,

Спасибо за Ваш заказ.

<Имя Фамилия продавца> примет Ваш заказ только после того,
как Вы подтвердите по E-mail согласие со счетом.

Ваши действия:

1. Нажмите кнопку "Ответить" в Вашей почтовой программе.

2. Прочтите Ваш заказ. Особое внимание обратите
на правильность Вашего почтового индекса, адреса и телефонов.

3. Если все нормально, напишите своими словами, что
Вы согласны со счетом. Если что-то непонятно,
задайте вопрос продавцу.

4. Отправьте Ваше письмо.

Тогда продавец в течение 2-3 дней свяжется с Вами.

После этого в письме покупательницы указана та же самая информация, что и в счете, который получает продавец от E-mail покупательницы:

====================================================
ЗАКАЗ № NNNN от 19.01.2010, 1160 р. за 8 л.

СУММА ДЛЯ ОТПРАВКИ: 1097 р. 1 к.
(получена вычитанием комиссионных почты из стоимости
черенков).
Пожалуйста, при отправке денег за заказ не округляйте
сумму для отправки. Оправляйте точно с указанным количеством
копеек.

Заказ предварительный. После получения денег продавец
укоренит заказанные сорта в подходящий лунный день.
А после наступления устойчивой теплой погоды вышлет
заказ в апреле-мае. Вы получите укоренные черенки.

...

Пожалуйста, напишите ту шапку письма покупательнице, которую Вы считаете удобной. Программист заменит текущую шапку Вашим текстом.

Можете также поменять текст, который выдается перед счетом.

Меня это тоже смущает. Покупательница сначала делает заказ, а потом неделю или даже больше тянет с оплатой. И все это время приходится нервничать - состоится сделка или нет. так можно и потерять клиента - покупательница просто передумает за это время. Надо ковать железо не отходя от кассы

Нужно изменить на странице заказа формулировку необходимости указывать отчество покупателя (сейчас там "укажите отчество только если к Вам нужно обращаться по отчеству"). Этот пункт нужно сделать  обязательным, как Имя и Фамилия. Во-первых, это необходимо при работе с наложенным платежом в будущем, а во-вторых,  не придется всякий раз переспрашивать у покупателя его отчество.

Добавил в письмо клиентке строчки:

4. Отправьте Ваше письмо продавцу.

Тогда продавец в течение 2-3 дней свяжется с Вами и вышлет реквизиты, куда Вам нужно будет перечислить деньги за заказ.

5. В зимний сезон заказ требует предоплаты. Продавец начнет укоренять заказанные Вами черенки только после того, как получит от Вас деньги за заказ.

Вам нужно будет оплатить счет в течение недели со дня заказа, иначе Ваш заказ будет отменен и Вам придется делать его заново.

Также сделал обязательным указание отчества при заказе