Как правильно выполнить гарантии сайта Fialki.ru?

Уважаемые фиалководы и фиалководки!

Я столкнулась с такой ситуацией. Очень хотелось бы обсудить это с вами. Согласно Гарантий сайта Fialki.ru, мы должны заменять утраченные листики.

Как правильно отразить на сайте эти замены? Как ведется учет замен - продавец у себя в удобной ему форме документа или на сайте автоматически (как заказы и счета формируются)?

Вопросы простые и сложные одновременно. Потому что при большом потоке заказов очень легко запутаться: что менял, что не менял, в который раз меняю...

Я собираюсь по Гарантии первый раз поменять листочек, хотелось бы все правильно оформить.